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陕西理工学院党政公文处理办法
2015-01-15 16:54   审核人:

第一条 为使学校公文(以下简称“公文”)处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,依据《党政机关公文格式》( 国家标准GB/T9704-2012),结合我校实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校党政公文及校属各单位(含职能部门、专项工作机构、直属单位、无级别实体单位)的公文处理工作。

第三条 公文是党政机关、各单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

第七条 各党政单位的负责人应当高度重视公文处理工作,严格遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

党政各单位应当配备专(兼)职文秘人员负责本单位的公文处理工作。

文秘人员应当忠于职守,廉洁正派,具有一定的文字处理工作能力,并保持相对稳定。

第八条 党委办公室、校长办公室是学校党政公文处理的管理机构,负责学校党政公文处理工作并指导全校各单位的公文处理工作。

第九条 全校各单位要逐步增加对办公设备的投入,更新设备,为实现全院办公自动化创造条件。

 

第二章 公文种类

 

第十条 学校公文的种类主要有:

(一)决议:适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定:适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)公告:适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

(四)通告:适用于公布全校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(五)通知:适用于批转下级单位的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规章,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

(六)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(七)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问或者上级交办的事项。

(八)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复:适用于答复下级单位的请示事项。

(十)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十一)函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十二)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。

(十三)其它:计划(规划)、总结类,规章制度类,协议、合同类,来往信函类。其中需要作出具体规定的,由有关部门依照学校的规定另行制订规章。

 

第三章 公文格式

 

第十一条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十二条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十三条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

第十四条 公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

 

第四章 行文规则

 

第十五条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十六条 学校及所属各单位的行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

第十七条 党委办公室、校长办公室经书记、校长授权可以对外行文。党政各职能部门未经学校批准不得自行对外行文;党政各职能部门经分管院长批准,可以用学校名义对外与业务对口部门或者单位行文,但必须报送学校党办、校办备查。

二级学院以及其他业务部门不得对校外行文。

第十八条 学校同级党政部门或群众团体可以在校内联合行文。

第十九条 对属于职能部门职权范围内的事项,一般应以职能部门名义行文或联合行文。职能部门不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类的公文。

各二级学院向下一级单位行文中涉及有关政策和规章时,须与上级的政策和规章相一致并抄送学校主管部门。

第二十条 联合行文应当明确主办单位。须经学校审批的事项,经学校同意也可以由部门行文,文中应当注明经学校同意或者批准。

第二十一条 按规定应由主管部门审批或者先行审核的请示事项,应当直接报送主管部门处理。

第二十二条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。

第二十三条 部门向下级单位或者本系统的重要行文,应当同时抄送学校办公室和主管院领导。

第二十四条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关;需要同时送其他机关的,应当以抄送形式;不得抄送其下级单位。不得将“请示”、“报告”混用;“报告”不得夹带请示事项。

第二十五条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十六条 上报的“请示”、“报告”等重要公文,应根据内容写明主送单位和抄送单位,由主送单位负责答复。

第二十七条 学校各单位不得擅自印发上级领导的讲话,也不得下发带有经营性质的公文。

第二十八条 受双重领导的单位向上级单位行文,应当写明主送单位和抄送单位。上级机关向受双重领导的下级单位行文,必要时应当抄送其另一上级单位。

 

第五章 发文办理

 

第二十九条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括草拟、核稿、会稿、审稿、签发、登记(编号)、复核、缮印、用印、分发、立卷等程序。

第三十条 拟稿。学校的综合性公文,由学校办公室组织拟稿或者由校办会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文,由职能部门拟稿。重要的公文,领导人要亲自起草或者主持起草。

第三十一条 核稿。核稿由主办单位负责人完成。拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商并会稿,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致意见时,主办部门应当列明各方理据,报请上级领导协调或裁定。

第三十二条 会稿。会稿由拟稿单位文秘人员传递,由会稿单位负责人完成。

第三十三条 审稿。公文在签发前,应当由文秘人员审稿后报单位负责人签发。以学校名义印发的公文由校办审稿并报校领导签发。

第三十四条 签发。发文必须由发文单位负责人签发。签发后的公文即成为定稿,并据此生效。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。

第三十五条 以学校名义印发的公文由学校负责人签发,以二级学院及职能部门名义印发的公文由二级学院及职能部门负责人签发。学校向上级部门行文和对外行文,经分管领导审阅后,由学校主要负责人签发,并注明签发人。校内发文按工作分工由分管领导签发。

凡需要经会议通过的文件必须按规定程序提交会议研究通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的规章制度,一般应注明会议名称和会议通过日期。

第三十六条 公文一般由主办单位登记编号。各单位发文字号由党办、校办统一规定。

第三十七条 公文正式印制前,拟稿人应当认真校对,各单位文秘人员应当进行复核。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

第三十八条 党政公文应按规定份数印制;使用学校公文版头的由校办印制。

除“会议纪要”外,凡有文号的正式公文应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。

第三十九条 分发。公文分发由发文单位负责。重要的和有办理时限的校内发文必须签收。发往校外的请示、重要报告必须用挂号发出。

 

第六章 收文办理

 

第四十条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷等程序。

第四十一条 收到下级单位上报的需要办理的公文,文秘人员应当进行审核。经审核,对符合本办法规定的公文,文秘人员应当及时登记编号,送本单位负责人批办后办理。

党办、校办收到各单位上报的需要办理的公文,经审核、登记,由党办、校办负责人提出拟办意见后,送校领导批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。

第四十二条 学校各单位收到上级机关下发或交办的公文,文秘人员应当及时登记编号,送本单位负责人批办后按有关规定处理。

党办、校办收到上级来文,经登记交党办、校办负责人提出拟办意见后,送校领导批示或者交有关部门办理。

参加会议带回的公文,应及时送交该公文标识的主送单位登记处理。各单位直接收到主送学校的上级公文,收文部门应及时送交校办登记处理。

第四十三条 需要办理的公文,主办单位(或承办人)应及时办理和答复,不得延误、推诿;需要复文的,按发文规定程序办理;紧急公文应当按时限要求办理;确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者本单位不宜办理的,应当及时退至交办部门并说明理由。

第四十四条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办单位应当主动与有关单位协商;如有分歧,主办单位主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关或者主要负责人协调或裁定。

第四十五条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅并签名则视为同意;没有请示事项的圈阅签名表示已阅知。

第四十六条 送领导人批示或者交有关单位办理的公文,文秘人员要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

 

第七章 公文立卷、归档和销毁

 

第四十七条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时将正本和有关材料整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第四十八条 公文立卷应以本单位形成的公文为重点,按照其相互联系、自身特征和保存价值分类整理(立卷),要保证立卷归档公文的齐全、完整,正确反映本单位主要工作情况,便于文档的保管和利用。

第四十九条 联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复制件或者其他形式的公文副本。

第五十条 公文复制件作为正式文件使用时,须加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。

第五十一条 每年4 月底以前应将上年度立卷的公文,按有关规定向档案馆移交。归档具体规定另行发文。

第五十二条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

 

第八章 公文管理

 

第五十三条 公文由各单位文秘人员统一收发、登记、分办、传递、审核、用印、归档和销毁。

第五十四条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第五十五条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级单位经负责人或者办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。

第五十六条 经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第五十七条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印单位证明章。

第五十八条 单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案馆。

第五十九条 工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第六十条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第六十一条 违反本办法规定,情节轻微的,可责成有关人员改正;错误较多的公文,可予以退回。违反上述有关条款擅自行文的,或者与上级规定和要求相抵触的公文,学院责令有关单位予以撤销。

第六十二条 对于拖延、推诿、丢失公文或者失密、泄密,学校将视后果轻重分别给予当事人和有关领导通报批评或纪律处分。违反保密规定,造成重大损失的,学校将依据有关规定追究当事人的法律责任。

 

第九章 附则

 

第六十三条 本办法从发文之日起执行。学校原有相关规定同时废止。

 

 

二O一四年五月十四日

 

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